Workplace Services: una oficina que funciona sin que tengas que operarla
Oficina corporativa de Yuhu diseñada, construida y operada por WOR, como parte de nuestra solución integral de Workplace Services.
Para una empresa multinacional, abrir o administrar una oficina en México debería significar enfocarse en su negocio, no convertirse en experto en mantenimiento, limpieza, recepción, proveedores, café, internet o salas de juntas.
Sin embargo, en la práctica, operar una oficina implica coordinar decenas de actividades todos los días.
En WOR hemos identificado una necesidad cada vez más clara entre nuestros clientes corporativos: no quieren batallar con la operación de su espacio de trabajo. Quieren un solo responsable que haga que todo funcione.
Actualmente ya operamos este modelo para empresas multinacionales que decidieron delegar en WOR la administración integral de sus oficinas.
A este servicio lo llamamos WOR Workplace Services.
Un solo operador para toda la experiencia de oficina
Workplace Services permite que una empresa conserve su propia oficina, su identidad y su cultura, mientras WOR se encarga de operarla.
Nuestro trabajo sucede detrás de escena.
La operación comienza antes de que llegue el primer colaborador y termina después de que sale el último.
Desde primera hora del día, nuestro equipo prepara la oficina para recibir a las personas: apertura de instalaciones, encendido de iluminación y equipos, revisión de salas de juntas, climatización, coffee stations, limpieza y condiciones generales del espacio.
Durante el día coordinamos la operación, atendemos incidencias y supervisamos que cada servicio funcione correctamente.
Al cierre, nuestro equipo realiza las revisiones correspondientes, apaga equipos e iluminación, verifica las instalaciones y deja preparada la oficina para iniciar nuevamente al día siguiente.
Coordinamos personas, proveedores, instalaciones, tecnología y servicios para que los colaboradores simplemente lleguen a trabajar y encuentren una oficina funcionando correctamente.
Desde la recepción hasta el mantenimiento; desde el café hasta el internet; desde una falla de aire acondicionado hasta la preparación de una visita corporativa.
El objetivo es sencillo: Que nuestros clientes tengan un solo punto de contacto y una oficina que funcione todos los días.
Workplace Experience & Operations
Una buena oficina ya no se mide únicamente por sus metros cuadrados.
La experiencia que tiene una persona al llegar, trabajar, reunirse o recibir clientes forma parte de la cultura de una organización.
WOR puede administrar la experiencia diaria del espacio mediante servicios como:
Recepción y atención a colaboradores y visitantes.
Hospitalidad y front desk.
Apertura y cierre diario de la oficina.
Administración de salas de juntas.
Coffee stations y alimentos y bebidas.
Insumos de oficina.
Manejo y coordinación de proveedores.
Eventos internos y activaciones.
Programas de bienestar.
Preparación de visitas corporativas.
Adecuaciones menores y necesidades especiales del cliente.
Cada operación puede configurarse de acuerdo con las necesidades y estándares de cada compañía.
Lobby: la plataforma tecnológica de WOR
Una operación eficiente necesita también tecnología que conecte a las personas con su lugar de trabajo.
Por eso, WOR Workplace Services puede integrar Lobby, nuestra plataforma tecnológica para la administración y experiencia diaria de la oficina.
Lobby funciona como el punto digital de contacto entre los colaboradores y su espacio de trabajo.
Desde una misma plataforma, los usuarios pueden:
Reservar salas de juntas.
Reservar escritorios y estaciones de trabajo.
Levantar tickets de mantenimiento, tecnología u operación.
Consultar comunicados internos.
Recibir promociones, beneficios e información relevante.
Acceder al directorio de colaboradores.
Consultar información y servicios disponibles dentro de la oficina.
Gestionar diferentes interacciones relacionadas con el uso cotidiano del espacio.
Esto permite que muchas actividades que tradicionalmente dependen de correos, mensajes o solicitudes informales se concentren en un solo lugar.
Para la empresa, Lobby también genera mayor visibilidad sobre lo que sucede dentro de la oficina: qué espacios se utilizan, qué incidencias se reportan, qué servicios tienen mayor demanda y dónde existen oportunidades para mejorar la experiencia.
La combinación de operación física y tecnología nos permite administrar la oficina de manera más eficiente, medible y consistente.
Facilities Management
Cuando una empresa administra directamente su oficina termina coordinando múltiples proveedores: limpieza, mantenimiento, aire acondicionado, seguridad, plantas, fumigación, reparaciones y muchos otros servicios.
WOR centraliza esa operación.
Podemos encargarnos de:
Limpieza profesional.
Mantenimiento preventivo y correctivo.
Coordinación de equipos de aire acondicionado.
Instalaciones eléctricas e hidrosanitarias.
Control de accesos.
Jardinería y plantas interiores.
Supervisión de proveedores.
Programas de mantenimiento.
Atención y seguimiento de incidencias.
En lugar de que diferentes áreas de la empresa persigan proveedores, existe un responsable operativo que da seguimiento hasta resolver cada situación.
Tecnología, IT & AV
La oficina moderna depende de la tecnología.
Una videollamada que no funciona, una sala sin conexión o una falla de internet puede afectar inmediatamente la productividad de un equipo.
Por ello, Workplace Services también puede incorporar soporte tecnológico para la operación diaria:
Internet y conectividad.
Soporte IT en sitio o remoto.
Operación de salas de videoconferencia.
Equipos audiovisuales.
Configuración de dispositivos.
Redes y respaldos.
Monitoreo de infraestructura tecnológica.
Atención de incidencias.
El objetivo es reducir tiempos muertos y asegurar que las herramientas de trabajo estén disponibles cuando se necesitan.
Supervisión, indicadores y reporteo
Operar una oficina también significa medirla.
WOR supervisa el desempeño del espacio y puede generar información que permita al cliente entender qué está sucediendo dentro de su operación.
A través de nuestra operación y de herramientas como Lobby, podemos construir una visión mucho más clara sobre el funcionamiento cotidiano del workplace.
Dependiendo del alcance del servicio, podemos monitorear:
Tickets e incidencias.
Tiempos de respuesta y resolución.
Consumo de suministros.
Costos operativos.
Uso de salas y espacios.
Ocupación y utilización de escritorios.
Desempeño de proveedores.
Auditorías operativas.
Experiencia de los usuarios.
Cumplimiento de estándares.
Presupuesto contra gasto real.
Además de reuniones periódicas de revisión operativa para identificar oportunidades de mejora.
De múltiples proveedores a un solo responsable
El verdadero valor de Workplace Services no está solamente en contratar limpieza, mantenimiento o recepción.
Está en eliminar complejidad.
En lugar de administrar diez, quince o veinte proveedores diferentes, plataformas separadas y múltiples puntos de contacto, el cliente puede tener un solo operador responsable de coordinar toda la experiencia de su oficina.
WOR se convierte en una extensión de su equipo de Workplace, Real Estate, Facilities o Recursos Humanos en México.
Desde prender las luces por la mañana hasta apagarlas al final del día; desde reservar una sala en Lobby hasta resolver una incidencia de mantenimiento, existe un mismo ecosistema responsable de que la oficina simplemente funcione.
Y mientras nosotros operamos la oficina, nuestros clientes pueden concentrarse en lo que realmente genera valor para su organización.
Más allá del coworking
Durante años, el mercado de oficinas flexibles se concentró en ofrecer espacios listos para utilizar.
Hoy estamos entrando en una siguiente etapa. Las empresas también buscan operación flexible.
No necesariamente quieren mudarse a un coworking. Muchas cuentan con oficinas propias o contratos de largo plazo, pero quieren operar esos espacios con la misma facilidad con la que utilizarían una oficina flexible.
Ahí existe una nueva oportunidad.
En WOR llevamos nuestra experiencia operando espacios de trabajo, nuestros equipos y nuestra tecnología a las oficinas de nuestros clientes.
Ellos ponen su negocio. Nosotros hacemos que la oficina funcione.
WOR Workplace Services
Your office. Our operation.
